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COLUMNコラム
イベントの企画書ってどんなもの？基本要素や書き方のポイントを解説
新規プロジェクトなどのアイデアや新商品・サービスの提案など、やりたいことを実現するためには誰が見ても内容のわかる企画書作りが必須です。
それはイベントを企画する時も同じ。今回は初めてイベントを起案する方、のために、イベント企画書の作成プロセスを具体的な手順で解説します。
効果的な企画書を作成するためのポイントも併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
イベント企画書の基本的な構成
イベントの企画書を作る目的のひとつは、社長や幹部など開催にGOを出す意思決定者をはじめ、関係者の認識を合わせることにあります。そこで、まずはイベント企画書に必要不可欠な基本要素から確認していきましょう。
タイトルと目次
表紙に入るタイトルは最初に目に留まる部分です。それゆえに、ひと目で企画の中身がわかるような言葉を選びましょう。最も見せたい文字を強調してデザインすることも重要です。
表紙に続く最初のページには目次をつけます。各章のタイトルに該当のページ番号を記載しておくと、枚数が大量になった場合でも読み手が必要部分をすぐに確認できて便利です。
目的ページの作成
冒頭に、企画の「目的」を記したページを作りましょう。目的ページでは「なぜ」「どのような背景」でその企画を行いたいのか、そして「どのような結果を求めているのか」を明確に記します。
併せて参加者と協賛者がそれぞれ得られるメリットも書いておくと、開催の必要性や意義を理解してもらいやすいです。
ペルソナの設定
企画書を作成する上で重要なことのひとつが、誰に向けてのイベントなのかという、ペルソナの設定です。ペルソナは「性別」「年代」「職業」など、属性をなるべく明確にすると、読み手も企画の狙いが掴みやすくなります。
ペルソナを設定することでイベントにおける目的やコンセプトが明確になり、この後に考える集客方法や予算の概算に役立ちます。
企画概要を作る
概要は読み手に“刺さる”アイデアを前面に出し、企画全体の内容をシンプルに要約した文章を記載します。その際に「イベントの目的を踏まえているか」「来場者がどのようなメリットを得られるのか」も書いておくと良いでしょう。
細かな部分は企画通過後に詰めていくため、あくまで概要でOKです。細かい部分を記載するよりも必要最低限の情報を簡潔にまとめると内容が伝わりやすいです。
集客目標と集客プランの設定
集客は企画立案者の重要な責務です。集客目標には、目標とする集客人数と、目標を達成することによって自社と企画賛同者がどういったメリットを得られるのかを記入しましょう。
次に、集客人数の規模に合わせて、どんな方法でイベントを周知するかという集客プランを決めましょう。その際、集客方法（SNS、チラシなど）とそれによって見込まれる集客数、発生する予算を明記してください。
その際、非現実的な目標ではなく、この方法なら無理なく達成できるという見通しのある目標を立てることが大切です。
スケジュールを引く
開催当日までの準備期間から開催後の施策までを含め、一連のスケジュールをまとめましょう。
集客にかかる活動、制作物の準備などが間に合うよう、余裕を持った日程を引くことはマスト。特に出演者のオファーや会場の選定、スポンサーの募集などは早い時期に設定しておきましょう。
事業収支をシミュレーションする
全体の内容を総合的に勘案し、どれくらいの費用が発生するかという概算を記入します。企画書に記載した予算と実際にかかった費用に乖離が起きないよう、外部に委託する場合はあらかじめ見積もりをとっておく、相場価格を調査するなどして、より実際に近い数字を出しておくと良いです。
予算は企画の通過を左右する最大障壁といえる部分ですので、心に刺さる内容と無駄のない予算で、費用対効果の高い企画であることを説得力を持ってプレゼンできるように準備しましょう。
“通るイベント企画書”の書き方、5つのポイント
イベント企画書の基本的な必要項目がわかったところで、次に企画書に説得力を持たせる5つのポイントを紹介します。
独自性を取り入れる
競合他社と類似するイベントだったり、開催時期が重なったとしても、このイベントを実現させたいと意思決定者に思わせるような独自性をアピールできると効果的です。そのために、まずは他社や他業界のイベントの事例を集めて研究すること。その上で、他社と差別化できる目新しさやストーリーを取り入れましょう。ターゲットの嗜好性などを思い浮かべて考えてみると独自性が生まれやすいです。
「誰に向けてプレゼンするのか」を明確にする
あらかじめ提出先を想定し、その関係者にわかりやすい表現、魅力的な見せ方を意識して企画書をまとめましょう。複数の提出先がある場合、それぞれの相手の嗜好に合わせて、別のイベント企画書を用意するのもひとつの手です。
成功が明確に判別できるKPIを設定する
KPI（重要業績評価指標）とは、目標を達成するプロセスでの達成度合いを計測したり、監視したりするために設定する定量的な指標のこと。
特に、開幕までにこなすべきタスクが多い大規模イベントともなると、明確な数値設定等がないことによって読み手に不安を与えてしまいます。作業の過不足や進捗を明確にするKPIを置くことで綿密な計画であることをアピールでき、関係者の安心感と信頼感を高めることに繋がります。
類似イベントの成功事例を提示する
イベント開催の賛同を得る最も効果的な方法が、成功した類似イベントを提示することです。参考事例があると読み手はイベントの成否の可能性を測りやすく、想定する予算や規模感が正しいかを判断しやすくなります。この際、提示するのは他社のイベントでも構いません。企画を通りやすくするために、成功事例の提示はもっとも効率的な方法といえます。
予算の見通しはとにかく詳細に
予算計上、目標達成に関わる集客プラン、スポンサー候補の参加の有無などの具体的な数字は、根拠を示しながら詳しく記載しましょう。
集客プランは「どれくらいの人数を集客したいか」だけでなく、それを裏付ける根拠や事例を示しましょう。また、スポンサー候補については対象となりうる企業を複数社リストアップするだけでなく、提案するタイミングでの確度まで記載しておくと良いでしょう。
事例に学ぶ、人が集まる魅力的なイベントコンテンツ
ここまでイベント企画書に必要な項目、企画を通すためのテクニックを紹介してきましたが、いざ具体的に企画を組み立てていくとなると、アイデア出しに手こずるはず。ここでは、その参考として当社が手がけたイベントコンテンツを紹介します。
【事例1】施設のリニューアルを印象付けた「いばらきフラワーパークイルミネーション2021-2022」
茨城県石岡市で開催された「いばらきフラワーパークイルミネーション2021-2022」は、例年開催されていたイルミネーションイベントを、施設のリニューアルに併せて刷新。結果的に大きく来場者数を増やしました。
【テーマ】「見る」から「体験する」に変更し、イベントをより印象深く心に刻ませる
2021年に「茨城県フラワーパーク」から「いばらきフラワーパーク」へと施設が生まれ変わり、見る施設から体験する施設へとリニューアル。施設の目玉であるイルミネーションイベントも体験型コンテンツを追加しました。従来から人気のあった光の回廊やバラテラス、星空ブランコに加えて、参加者にバラの切り絵を作成してもらってパーク内に展示する体験型のワークショップも開催。いばらきフラワーパークを体験型施設として印象づけることに成功しました。
【事例2】タイ王国の全面バックアップを取り付けた「第20回タイフェスティバル大阪2023」
タイ王国の文化や風習に触れる「タイフェスティバル」は、国内で開催される各国のフェスでも特に集客力の高いイベント。2023年5月13・14日の2日間にわたって大阪・京橋駅前特設会場で開催された「第20回タイフェスティバル大阪2023」も大好評となりました。
【スキーム】本物の文化を知り、魅力が伝わったところでタイへ誘致する
会場にはタイ料理レストランや、雑貨などを販売するブースを100店以上出店。そのほか伝統舞踏や芸能、ポップミュージック「T-POP」など、タイのエンターテインメントを紹介するステージも用意し、日本にいながらタイの空気を満喫できるような内容にしました。
この催しが優れている点は、その仕組みにあります。例えば、イベントを通じてタイの魅力を十分に満喫していただいた上で、全体の最後にタイ往復航空券などの豪華な景品が当たる抽選会を行うなど、来場者がタイに行きたくなる観光誘致の仕組みを随所に取り入れました。
【事例3】アートを通じて竹幹の有効活用を訴求した「南紀白浜パンダバンブー EXPO.2020」
和歌山県の白浜町で行われた「南紀白浜パンダバンブー EXPO.2020」は、パンダの餌の食べ残しから年間約100トン発生する竹幹の有効活用を発信するために企画されたイベントです。竹の持つ可能性や価値・未来をテーマにしたシンポジウムのほか、白浜町の代表的な観光地や役場・空港・駅などに著名なアーティストが手がけた竹作品を点在させ、各地を周遊するイベントを実施しました。
【集客法】アートと組み合わせることでターゲットの幅を広げた
「竹の循環利用」という集客の難しいテーマを取り扱った催しですが、著名な建築家、アーティストが参加したアートイベントを共催することで、お子様連れの家族や学生など若年層にもリーチ。幅広い層に企画の主旨を訴えることができました。
「何が目的」で「誰に向けた」イベントか
イベント企画書の基本的なポイントをご理解いただけたでしょうか。実際にイベントを企画するには、たくさんの労力を費やすことになりますし、当日の人員や動線など、実際にイベントをやってみないと分からないところが頻繁に発生します。TSP太陽では企画～運営まで、大小さまざまな規模のイベントにも対応できます。もしお困りごとがございましたら、当社へお気軽にご相談ください。
